Extern vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon biedt in zulke gevallen een luisterend oor en onafhankelijke ondersteuning. Daarmee wordt voorkomen dat problemen escaleren en uitgroeien tot juridische of bedrijfsmatige risico’s. Bovendien helpt een vertrouwenspersoon organisaties te voldoen aan de Arbowet en de Wet bescherming klokkenluiders. Nog belangrijker: het laat zien dat u als werkgever goed werkgeverschap en zorg voor medewerkers serieus neemt.

Rol vertrouwenspersoon

Bij een vertrouwenspersoon kan een medewerker terecht met klachten die te maken hebben met ongewenst gedrag of integriteitskwesties. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, schetst de keuzemogelijkheden en helpt een passende keuze te maken. Alles wat er besproken wordt blijft vertrouwelijk tenzij het gaat over zware strafbare feiten en/ of de vertrouwenspersoon in gewetensnood komt. Daarnaast signaleert, presenteert en adviseert de vertrouwenspersoon richting de organisatie over patronen of knelpunten, op geanonimiseerde basis.

Voordeel extern vertrouwenspersoon (t.o.v. intern)

Een extern vertrouwenspersoon heeft een onafhankelijke positie ten opzichte van de organisatie. Dit draagt bij aan objectiviteit en geeft medewerkers de mogelijkheid om in vertrouwen hun verhaal te doen bij iemand die niet direct onderdeel is van de interne organisatie. Hoewel een organisatie kan ervaren dat de interne lijnen laagdrempelig zijn, kan een medewerker dit anders beleven.

De angst voor herkenning, gevolgen voor de werkrelatie of betrokkenheid van collega’s of leidinggevenden kan ervoor zorgen dat iemand twijfelt om een melding te maken. Een externe vertrouwenspersoon verlaagt deze ervaren drempel doordat medewerkers terechtkunnen bij een onafhankelijk aanspreekpunt buiten de organisatie. Externe vertrouwenspersonen brengen doorgaans brede ervaring en een gedegen opleiding mee.

Zij bieden een luisterend oor, adviseren over mogelijke vervolgstappen en begeleiden medewerkers bij het bespreekbaar maken van situaties rondom ongewenst gedrag of integriteitskwesties. Een externe vertrouwenspersoon voorkomt bovendien dat collega’s of leidinggevenden belast worden met persoonlijke situaties van medewerkers.

Hierdoor blijven professionele verhoudingen behouden en wordt de vertrouwelijkheid gewaarborgd. Doordat medewerkers een onafhankelijk aanspreekpunt hebben, wordt de kans groter dat zorgen en signalen tijdig worden besproken. Daarnaast hoeft de organisatie zelf niet te investeren in opleiding, bijscholing en deskundigheidsbevordering van een interne vertrouwenspersoon.

Juridisch kader

De rol van de vertrouwenspersoon bij ongewenste omgangsvormen valt onder de Arbowet. Hoewel het aanstellen van een vertrouwenspersoon (nog) niet wettelijk verplicht is, schrijft de Arbowet voor dat werkgevers zorg moeten dragen voor een veilige en gezonde werkomgeving. De werkgever beleid voert ter voorkoming en beperking van Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA): agressie en geweld, pesten, direct of indirect onderscheid (discriminatie) met inbegrip van seksuele intimidatie en werkdruk (niet een verantwoordelijkheid van VP).

De werkgever is verplicht opvang te bieden aan medewerkers die last hebben van ongewenste omgangsvormen. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen is geen verplichting maar de Nederlandse Arbeidsinspectie ziet er wel op toe en kan maatregelen nemen als een organisatie hieraan niet voldoet. Inventariseer of verbeterpunten hier: Werkdruk en ongewenst gedrag | Zelfinspectie door de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Sinds 1 juli 2016 zijn werkgevers met meer dan 50 werknemers door de Wet bescherming Klokkenluiders verplicht een beleid integriteit te voeren met een interne meldregeling, zodat medewerkers veilig misstanden kunnen melden. In de Wet bescherming klokkenluiders staat vermeld dat de werknemer de mogelijkheid heeft om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand. In veel organisaties is de vertrouwenspersoon deze adviseur.